Introductie: structuur en groei in de spuiterij
De Sterkerij is een organisatie waar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt werken en zich ontwikkelen in een professionele omgeving. Een van de afdelingen binnen De Sterkerij is de spuiterij, een werkplaats waar dagelijks houten onderdelen worden gespoten voor klanten uit onder andere de tuin- en timmerindustrie.
Hans Timmerman is verantwoordelijk als bedrijfsleider en accountmanager van de spuiterij, maar ook van de timmerij. Samen met werkbegeleider Jort stuurt hij dagelijks het productieproces aan.
Jort Poffers is als werkbegeleider verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing op de werkvloer. Hij zorgt dat alles soepel verloopt en bewaakt daarnaast de kwaliteit van het werk. We gingen met Hans en Jort in gesprek om te horen hoe zij vPlan inzetten in hun dagelijkse werk.
De uitdaging: werken met Excel en losse briefjes
Voor de invoering van vPlan werkte De Sterkerij zonder centraal planningssysteem. De planning werd bijgehouden in Excel, aangevuld met losse briefjes voor de werkvloer.
In Excel moesten orders handmatig worden verschoven of samengevoegd wanneer er iets veranderde. De werkvloer kreeg vervolgens op basis daarvan een geprint briefje mee. Als de planning wijzigde, begon dat proces opnieuw. Volgens Hans was dat achteraf gezien een vrij primitieve manier van werken. De organisatie groeide de afgelopen jaren. Het aantal klanten en orders nam toe, waardoor het steeds belangrijker werd om grip te houden op de planning en het overzicht te bewaren.
Met die groei ontstond ook meer ruis op de werkvloer. Jort herkent dat: “Soms kwam iemand veertig keer per dag vragen: wat moet ik nu doen? Waar moet ik kijken? Dan ben je vooral bezig met uitleggen in plaats van begeleiden.” Ook richting administratie was het kwetsbaar. Gereed werk moest handmatig worden doorgegeven voor facturatie. “Het was heel ‘loodje-tootje’ met papieren,” zegt Hans. “Als er dan iets misging of wegwaaide, moest je alles weer uitzoeken.” De spuiterij had behoefte aan één centrale plek waar planning, voortgang en administratie samenkwamen.
De oplossing: van versnipperd naar één centraal planbord
Na gesprekken met meerdere partijen koos De Sterkerij voor vPlan. Wat doorslaggevend was? De eenvoud. Ook het feit dat alle informatie per order overzichtelijk bij elkaar staat, speelde een belangrijke rol in de keuze. Met één klik op een kaartje zijn alle specificaties direct zichtbaar.
“Het is gewoon hartstikke overzichtelijk. Het is duidelijk. Het is niet te veel poespas,” zegt Hans. “Voor ons is het belangrijk dat het simpel blijft. De jongens op de werkvloer moeten het snappen.”
Bij De Sterkerij wordt elke order in vPlan als een kaartje aangemaakt. Nieuwe aanvragen komen in de backlog. Zodra materialen binnen zijn en de planning concreet wordt, schuiven Hans en Jort de kaartjes naar de juiste plek in het planbord. Orders kunnen nu ook vooruit worden ingepland. Een opdracht die bijvoorbeeld over drie weken uitgevoerd moet worden, krijgt alvast een plek in de planning en komt automatisch weer in beeld wanneer het moment nadert.
vPlan is inmiddels het vaste opstartmoment van de dag. Iedere ochtend staat het team bij elkaar en bespreekt Jort wat er die dag op de planning staat. In de werkplaats hangt een scherm waarop het planbord zichtbaar is. De operators en inpakafdeling werken vervolgens de planning af in de volgorde die in vPlan op het scherm staat.
Bij vragen is het antwoord simpel: “Kijk even in het kaartje.”
Ook de administratie werkt in hetzelfde systeem. Wanneer een order gereed wordt gemeld, wordt deze automatisch zichtbaar voor facturatie. Orders blijven daardoor niet meer hangen of ‘zweven’ tussen productie en administratie. “We hoeven niet meer met briefjes naar voren te lopen,” zegt Hans.
Daarnaast maakt Jort gebruik van de vPlan app, waardoor hij op iedere plek in de werkplaats kan zien hoe het ervoor staat en waar nodig kan bijsturen.
Resultaten: rust, betrokkenheid en efficiënter werken
Sinds de overstap naar vPlan merkt De Sterkerij duidelijke veranderingen in de dagelijkse praktijk.
- Minder onnodige communicatie
Medewerkers kunnen zelf op het planbord zien wat er moet gebeuren. Waar eerder tot wel veertig vragen per dag werden gesteld, is dat nu teruggebracht naar ongeveer tien. Dat zorgt voor minder onderbrekingen en meer focus. - Minder heen en weer geloop
Papieren briefjes naar de administratie brengen is verleden tijd. Vanuit kantoor is direct zichtbaar wanneer een order gereed is en gefactureerd kan worden. De overdracht verloopt via het systeem en niet meer via losse formulieren. - Orders blijven niet meer hangen
Nieuwe opdrachten komen zichtbaar binnen in het systeem. Als er nog geen vervolgactie aan gekoppeld is, wordt dat meteen opgepakt. Orders verdwijnen niet meer tussen wal en schip, maar blijven in beeld tot ze zijn afgerond. - Meer betrokkenheid op de werkvloer
Volgens Jort voelen medewerkers zich meer onderdeel van het proces. Ze zien zelf waar het werk staat en wat eraan komt, wat bijdraagt aan een positieve sfeer. “Iedereen weet wat hij moet doen. Dat geeft rust,” zegt Jort.
Al deze verbeteringen samen zorgen voor een duidelijke efficiëntieslag. Jort schat dat de spuiterij inmiddels zo’n 25 tot 30 procent efficiënter werkt dan voorheen.
Ervaring: Samenwerken vanuit vertrouwen
Tijdens de samenwerking met vPlan ervaarden Hans en Jort de ondersteuning als prettig en laagdrempelig. “Je hebt gewoon hele korte lijntjes,” vertellen ze. En vPlan blijft actief betrokken door regelmatig om feedback te vragen.
Conclusie: vPlan brengt structuur in groei
Met vPlan heeft De Sterkerij de planning in de spuiterij naar een hoger niveau getild. Geen losse Excel-bestanden meer, maar één centraal planbord waar productie en administratie samenkomen.
De basis staat, en daarmee ontstaat ruimte om verder te bouwen. De volgende stap is om vPlan verder uit te bouwen met labels en printflows en om capaciteit slimmer te benutten: niet alleen op machine-niveau, maar ook op medewerker-capaciteit en uren.
