Werkvoorraad plannen: zo krijg je grip op openstaand werk en capaciteit

Wat is werkvoorraad plannen?

Werkvoorraad plannen betekent dat je alle openstaande werkzaamheden overzichtelijk bijhoudt en bepaalt wanneer deze uitgevoerd kunnen worden. Daarbij kijk je naar de prioriteit van opdrachten, de benodigde tijd en de beschikbare capaciteit van je medewerkers en machines.

Hoe die werkvoorraad eruitziet, verschilt per organisatie. Een productiebedrijf heeft bijvoorbeeld te maken met openstaande productieorders, terwijl een installatiebedrijf werkbonnen voor onderhoud en reparaties moet inplannen. Bij een accountantskantoor kan het juist gaan om dossiers die nog behandeld moeten worden.

In al deze situaties draait het om dezelfde uitdaging: zorgen dat het werk op het juiste moment door de juiste mensen wordt uitgevoerd. Door je werkvoorraad goed te beheren, zie je welke opdrachten nog wachten, wat er al gepland staat en hoeveel ruimte er is voor nieuwe werkzaamheden.

Een volle werkvoorraad hoeft daarbij geen probleem te zijn. Het wordt pas lastig wanneer je het overzicht verliest en niet meer goed kunt inschatten wanneer opdrachten afgerond kunnen worden.

Waarom ontstaat er te veel werkvoorraad?

Een groeiende werkvoorraad hoeft niet direct een probleem te zijn. Het kan juist betekenen dat je bedrijf veel nieuwe opdrachten ontvangt. Lastiger wordt het wanneer er structureel meer werk binnenkomt dan je team kan afronden. Opdrachten blijven langer liggen, deadlines komen onder druk te staan en het wordt steeds moeilijker om nieuwe werkzaamheden in te plannen. Dat kan verschillende oorzaken hebben.

Onvoldoende inzicht in beschikbare capaciteit

Wanneer je niet precies weet hoeveel tijd medewerkers of machines beschikbaar hebben, is het lastig om te bepalen hoeveel werk je kunt inplannen. Nieuwe opdrachten worden aangenomen, terwijl de planning eigenlijk al vol zit. Hierdoor stapelt het openstaande werk zich steeds verder op.

Onduidelijke prioriteiten

Niet iedere opdracht is even dringend. Toch gebeurt het regelmatig dat medewerkers beginnen aan werkzaamheden die het meest voor de hand liggen, terwijl belangrijkere opdrachten blijven liggen. Zonder duidelijke prioriteiten wordt het moeilijk om werk in de juiste volgorde uit te voeren.

Te veel werkzaamheden tegelijk starten

Wanneer medewerkers aan veel verschillende opdrachten tegelijk werken, moeten ze voortdurend schakelen tussen taken. Dat kost tijd en zorgt ervoor dat werkzaamheden langer open blijven staan. Door eerst lopende opdrachten af te ronden voordat je nieuwe werkzaamheden start, kun je de hoeveelheid onderhanden werk beperken.

Vertragingen en afhankelijkheden

Sommige werkzaamheden kunnen pas beginnen wanneer andere taken zijn afgerond. Denk aan een productieorder waarvoor nog materialen ontbreken of een servicemonteur die wacht op een onderdeel. Als deze afhankelijkheden niet duidelijk zijn, worden opdrachten soms te vroeg ingepland en ontstaan er onnodige vertragingen.

Een grote werkvoorraad ontstaat dus niet altijd door een tekort aan medewerkers of tijd. Ook de manier waarop werkzaamheden worden verdeeld, ingepland en uitgevoerd speelt een belangrijke rol.

Werkvoorraad, backlog en onderhanden werk: wat is het verschil?

Bij het plannen van werkzaamheden kom je regelmatig begrippen tegen zoals werkvoorraad, backlog en onderhanden werk. Deze termen worden soms door elkaar gebruikt, maar hebben ieder een andere betekenis.

Het belangrijkste verschil zit in de fase waarin een opdracht zich bevindt. Sommige werkzaamheden moeten nog worden ingepland, andere staan al op de planning of zijn inmiddels in uitvoering.

De backlog is een onderdeel van je totale werkvoorraad. Zodra je een opdracht vanuit de backlog inplant, krijgt deze een plek in de planning. Wanneer medewerkers ermee aan de slag gaan, spreken we van onderhanden werk, ook wel Work in Progress (WIP) genoemd. Pas wanneer de opdracht is afgerond, verdwijnt deze uit de openstaande werkvoorraad.

Door dit onderscheid te maken, zie je beter waar werkzaamheden blijven liggen. Staan er bijvoorbeeld veel opdrachten te wachten om ingepland te worden, of zijn er juist veel werkzaamheden gestart die nog niet zijn afgerond? Met dat inzicht kun je gerichten bepalen waar je planning aandacht nodig heeft.

Hoe maak je jouw werkvoorraad inzichtelijk?

Een goede werkvoorraadplanning begint met overzicht. Je moet weten welke opdrachten er nog openstaan voordat je kunt bepalen wanneer je ze gaat uitvoeren. Toch is dat in de praktijk niet altijd even eenvoudig.

Nieuwe opdrachten komen bijvoorbeeld binnen via e-mail, lopende werkzaamheden staan in Excel en medewerkers houden hun eigen takenlijsten bij. Hierdoor raakt informatie verspreid en wordt het lastig om een volledig beeld te krijgen van al het werk dat nog gedaan moet worden.

Door alle openstaande werkzaamheden op één centrale plek te verzamelen, ontstaat er meer overzicht. Je ziet welke opdrachten nog ingepland moeten worden, wat er al op de planning staat en welke werkzaamheden inmiddels zijn gestart.

Welke informatie heb je nodig?

Alleen een lijst met openstaande opdrachten is niet voldoende. Om je werkvoorraad goed te kunnen beheren, heb je ook informatie nodig over de inhoud, voortgang en benodigde tijd van iedere opdracht. De onderstaande gegevens helpen je daarbij:

Met deze informatie kun je jouw werkvoorraad veel gerichter bekijken. Je ziet bijvoorbeeld welke opdrachten binnenkort afgerond moeten zijn, hoeveel uren er nog openstaan en welke werkzaamheden wachten op een specifieke medewerker of machine.

Zo ontstaat er een actueel overzicht waarmee je verder kunt plannen. De volgende stap is bepalen welke opdrachten voorrang krijgen.

Hoe prioriteer je jouw werkvoorraad?

Wanneer je alle openstaande werkzaamheden in beeld hebt, is het tijd om te bepalen welke opdrachten als eerste uitgevoerd moeten worden. Niet iedere opdracht is even dringend en sommige werkzaamheden kunnen prima nog even wachten.

Bij het prioriteren van je werkvoorraad kijk je onder andere naar deadlines, urgentie, klantafspraken en de benodigde capaciteit. Zo voorkom je dat medewerkers vooral bezig zijn met de opdrachten die toevallig als eerste binnenkwamen, terwijl belangrijker werk blijft liggen.

Bepaal welke opdrachten voorrang krijgen

Een eenvoudige manier om prioriteiten aan te brengen, is door je werkvoorraad in drie categorieën te verdelen:

• Hoge prioriteit: spoedopdrachten, werkzaamheden met een naderende deadline of taken die andere processen ophouden.
• Normale prioriteit: reguliere opdrachten die volgens de gemaakte afspraken uitgevoerd moeten worden.
• Lage prioriteit: werkzaamheden die minder dringend zijn en waarvan de uitvoering eventueel kan worden uitgesteld.

Je kunt hiervoor ook een methode zoals MoSCoW gebruiken. Hierbij verdeel je werkzaamheden in vier categorieën: Must have, Should have, Could have en Won't have. Dit helpt vooral wanneer je met meerdere betrokkenen moet bepalen welke werkzaamheden het belangrijkst zijn.

Welke methode je ook gebruikt, zorg dat de prioriteiten voor iedereen duidelijk zijn. Zo weten medewerkers welke opdrachten als eerste aandacht verdienen en kan de planner hier rekening mee houden.

Houd rekening met afhankelijkheden

Een opdracht met een hoge prioriteit kan niet altijd direct worden uitgevoerd. Soms ontbreken er materialen, moet een andere taak eerst worden afgerond of is een specifieke medewerker nog niet beschikbaar.

Stel dat een productiebedrijf een belangrijke order moet afronden, maar de benodigde grondstoffen pas over drie dagen worden geleverd. Dan heeft het weinig zin om deze order vandaag al in te plannen. De beschikbare tijd kan beter worden besteed aan werkzaamheden die wel direct uitgevoerd kunnen worden.

Houd daarom bij het prioriteren ook rekening met de uitvoerbaarheid van opdrachten. Zo zorg je ervoor dat belangrijke werkzaamheden op tijd worden opgepakt, zonder dat andere opdrachten onnodig vertraging oplopen.

Hoe koppel je werkvoorraad aan beschikbare capaciteit?

Je hebt inmiddels inzicht in je openstaande opdrachten en weet welke werkzaamheden prioriteit hebben. Maar passen al die opdrachten ook daadwerkelijk in de planning? Om dat te bepalen, moet je weten hoeveel tijd het werk kost en hoeveel capaciteit je team beschikbaar heeft.

Begin met het inschatten van de benodigde uren per opdracht. Vergelijk deze volgens met de beschikbare uren van je medewerkers, teams of machines. Houd daarbij ook rekening met vakanties, verlof, onderhoud en andere werkzaamheden die tijd in beslag nemen.

Met vPlan maak je deze capaciteit eenvoudig inzichtelijk. Je ziet hoeveel werk er al gepland staat en waar medewerkers of teams nog ruimte hebben. Zo kun je nieuwe opdrachten beter verdelen en voorkom je dat je de ene medewerker overbelast, terwijl een ander nog tijd beschikbaar heeft.

Een praktisch voorbeeld

Stel dat een serviceteam 120 openstaande werkbonnen heeft, samen goed voor 420 uur werk. Voor de komende twee weken heeft het team 300 uur aan beschikbare capaciteit.

Dat betekent dat je niet alle opdrachten binnen die twee weken kunt uitvoeren. Er blijft namelijk 120 uur aan werk over dat je op een later moment moet inplannen.

Om een beter beeld te krijgen van de omvang van je werkvoorraad, kun je de volgende berekening gebruiken:

Openstaande werkuren / beschikbare uren per planperiode = aantal planperioden aan werkvoorraad

In dit voorbeeld is dat 420 / 300 = 1,4 planperioden. Er staat dus voor ongeveer 2,8 weken aan werk open, uitgaande van een gelijkblijvende capaciteit en zonder nieuwe opdrachten. De planner kan nu bepalen welke werkbonnen voorrang krijgen en welke voorlopig in de werkvoorraad blijven staan.

Kijk verder dan alleen het aantal beschikbare uren

Een overzicht van de totale capaciteit is een goed begin, maar vertelt niet altijd het hele verhaal. Misschien heeft je team voldoende uren beschikbaar, terwijl juist de medewerkers met specifieke kennis al volledig zijn ingepland.

Daarom is het belangrijk om ook naar de verdeling van het werk te kijken. In vPlan kun je met de werkbelasting inzicht krijgen in hoeveel werk er per medewerker of resource gepland staat. Hierdoor zie je sneller waar knelpunten ontstaan en waar nog ruimte is om opdrachten in te plannen.

Door je werkvoorraad op deze manier aan capaciteit te koppelen, maak je beter onderbouwde keuzes. Je weet hoeveel werk je kunt uitvoeren, welke opdrachten nog moeten wachten en wanneer er weer ruimte ontstaat voor nieuwe werkzaamheden.

Hoe plan je jouw werkvoorraad? 8 praktische stappen

Inmiddels weet je welke opdrachten er openstaan, wat prioriteit heeft en hoeveel capaciteit je beschikbaar hebt. Tijd om die informatie om te zetten in een concrete planning. Met de onderstaande acht stappen zorg je ervoor dat werkzaamheden op het juiste moment worden ingepland en je het overzicht behoudt wanneer er iets verandert.

Stap 1. Verzamel al het openstaande werk

Begin met het verzamelen van alle opdrachten die nog uitgevoerd moeten worden. Neem hierbij ook werkzaamheden mee die eerder zijn uitgesteld of nog wachten op een geschikt moment. Door alles op één plek bij te houden, voorkom je dat opdrachten over het hoofd worden gezien.

Stap 2. Controleer en actualiseer je werkvoorraad

Niet iedere opdracht in je werkvoorraad is automatisch nog actueel. Misschien is een taak inmiddels afgerond, een deadline verschoven of staat dezelfde opdracht er dubbel in. Loop je werkvoorraad daarom regelmatig na en zorg dat de informatie klopt voordat je gaat plannen.

Stap 3. Bepaal welke opdrachten voorrang krijgen

Bekijk welke werkzaamheden het belangrijkst zijn en als eerste uitgevoerd moeten worden. Houd rekening met deadlines, klantafspraken en eventuele afhankelijkheden. Zo zorg je ervoor dat dringende opdrachten niet blijven liggen.

Stap 4. Breng de beschikbare capaciteit in kaart

Controleer hoeveel tijd je medewerkers, teams of machines beschikbaar hebben in de periode waarvoor je gaat plannen. Vergeet daarbij vakanties, verlof en andere werkzaamheden niet. Zo weet je hoeveel werk je daadwerkelijk kunt inplannen.

Stap 5. Kies hoe ver je vooruit wilt plannen

De juiste planperiode verschilt per organisatie. Een serviceteam dat regelmatig spoedopdrachten ontvangt, heeft bijvoorbeeld baat bij een planning die dagelijks kan worden aangepast. Een productiebedrijf met langere doorlooptijden kijkt vaak meerdere weken vooruit. Kies daarom een periode die past bij de manier waarop jouw bedrijf werkt.

Stap 6. Plan de werkzaamheden in

Nu kun je de opdrachten verdelen over de beschikbare medewerkers of machines. Begin met de belangrijkste werkzaamheden en controleer of de benodigde tijd binnen de planning past. Houd waar nodig wat ruimte vrij voor onverwachte opdrachten of vertragingen.

Stap 7. Houd de voortgang bij

Een planning maken is één ding, maar je wilt natuurlijk ook weten of het werk volgens planning verloopt. Controleer daarom regelmatig welke opdrachten zijn gestart, afgerond of vertraagd. Zo zie je op tijd wanneer werkzaamheden uitlopen en kun je voorkomen dat achterstanden zich verder opstapelen.

Stap 8. Werk je planning regelmatig bij

Nieuwe opdrachten, veranderende prioriteiten of een medewerker die onverwacht uitvalt: er kan altijd iets gebeuren waardoor je planning moet worden aangepast. Door je werkvoorraad en planning regelmatig bij te werken, blijft het overzicht actueel en weet iedereen waar hij aan toe is.

Met deze werkwijze maak je van werkvoorraad plannen een vast onderdeel van je dagelijkse werkzaamheden. Je houdt grip op wat er nog moet gebeuren en kunt sneller inspelen op veranderingen.

Hoeveel werkvoorraad is gezond?

Er bestaat geen vaste hoeveelheid werkvoorraad die voor ieder bedrijf ideaal is. Hoeveel openstaand werk gezond is, hangt onder andere af van de beschikbare capaciteit, de doorlooptijd van opdrachten en de hoeveelheid nieuw werk die binnenkomt.

Een productiebedrijf dat maanden vooruit plant, heeft bijvoorbeeld een andere werkvoorraad nodig dan een serviceteam dat dagelijks nieuwe storingen en spoedopdrachten ontvangt. Een grote werkvoorraad hoeft dus geen probleem te zijn, zolang je weet wanneer je de opdrachten kunt uitvoeren en gemaakte afspraken kunt nakomen.

Signalen dat je werkvoorraad te groot wordt

Toch zijn er verschillende signalen waaraan je kunt herkennen dat de werkvoorraad niet meer goed aansluit op de beschikbare capaciteit. Denk bijvoorbeeld aan:

• Deadlines worden regelmatig verschoven, omdat er onvoldoende tijd is om alle opdrachten af te ronden .
• Medewerkers maken structureel overuren om de hoeveelheid werk bij te houden.
• Opdrachten blijven steeds langer liggen, waardoor klanten langer moeten wachten.
• De backlog blijft groeien, omdat er meer werk binnenkomt dan je team kan afronden.

Om dit op tijd te herkennen, is het verstandig om regelmatig te kijken hoeveel nieuw werk er binnenkomt en hoeveel werk je daadwerkelijk afrondt. Wanneer de werkvoorraad week na week groeit, is dat een teken dat je de planning, prioriteiten of beschikbare capaciteit opnieuw moet bekijken.

Een gezonde werkvoorraad is vooral een hoeveelheid werk die je goed kunt overzien, realistisch kunt inplannen en binnen de afgesproken termijnen kunt uitvoeren.

Werkvoorraad beheren in Excel of met software?

Veel bedrijven beginnen met het beheren van hun werkvoorraad in Excel. Dat is ook helemaal niet zo gek. Je maakt eenvoudig een overzicht van openstaande opdrachten, voegt deadlines toe en houdt bij welke werkzaamheden zijn afgerond. Voor een klein team met een overzichtelijke werkvoorraad kan dat prima werken.

Maar naarmate je bedrijf groeit, wordt het vaak lastiger om dat overzicht bij te houden. Er komen meer opdrachten binnen, meerdere medewerkers werken aan dezelfde planning en prioriteiten veranderen regelmatig. Het handmatig bijwerken van al die informatie kost steeds meer tijd en vergroot de kans op fouten.

Op dat moment kan gespecialiseerde werkvoorraadsoftware uitkomst bieden. Hiermee breng je openstaande opdrachten, de planning en beschikbare capaciteit samen op één plek. Wijzigingen zijn direct zichtbaar voor betrokken medewerkers, waardoor je minder tijd kwijt bent aan het bijwerken en afstemmen van de planning.

Excel versus werkvoorraadsoftware

Wanneer is werkvoorraadsoftware interessant?

De overstap naar software wordt vooral interessant wanneer je merkt dat het bijhouden van de werkvoorraad steeds meer tijd kost. Misschien heb je wel een overzicht van alle openstaande opdrachten, maar weet je niet precies wanneer medewerkers beschikbaar zijn. Of je moet de planning telkens handmatig aanpassen zodra er een nieuwe spoedopdracht binnenkomt.

Met planningssoftware zoals vPlan kun je jouw werkvoorraad direct koppelen aan de beschikbare capaciteit. Zo zie je welke werkzaamheden nog ingepland moeten worden, waar ruimte is voor nieuwe opdrachten en hoe de werkbelasting over je team is verdeeld.

Dat maakt het gemakkelijker om vooruit te plannen en wijzigingen door te voeren, zonder steeds opnieuw allerlei losse overzichten te moeten bijwerken.

Waar moet goede werkvoorraadsoftware aan voldoen?

Er zijn verschillende tools waarmee je werkzaamheden kunt plannen en beheren. Toch is niet iedere planningstool even geschikt voor het beheren van een werkvoorraad. Sommige richten zich vooral op het bijhouden van taken, terwijl andere juist meer mogelijkheden bieden om werkzaamheden te plannen op basis van beschikbare capaciteit.

Welke software het beste past bij jouw bedrijf, hangt af van de manier waarop je werkt. Een productiebedrijf heeft bijvoorbeeld behoefte aan inzicht in de beschikbare machinecapaciteit, terwijl een installatiebedrijf vooral wil weten welke monteurs beschikbaar zijn voor openstaande werkbonnen.

Bij het vergelijken van werkvoorraadsoftware zijn er een aantal functionaliteiten waar je op kunt letten:

• Een overzichtelijke backlog: verzamel opdrachten die nog ingepland moeten worden op één centrale plek.
• Prioriteiten en deadlines: zie welke werkzaamheden voorrang hebben en wanneer opdrachten uiterlijk afgerond moeten zijn.
• Capaciteitsplanning: krijg inzicht in de beschikbare uren van medewerkers, teams of machines en voorkom dat je meer werk inplant dan er capaciteit beschikbaar is.
• Verschillende planningsweergaven: bekijk werkzaamheden bijvoorbeeld in een tijdlijn, kalender, kanban-bord of lijst, afhankelijk van wat voor jouw team het prettigst werkt.
• Voortgang en statussen: houd bij welke opdrachten nog wachten, al zijn ingepland of inmiddels worden uitgevoerd.
• Automatiseringen en integraties: beperk handmatig werk door terugkerende handelingen te automatiseren en gegevens uit te wisselen met andere systemen.
• Samenwerking en mobiel gebruik: zorg dat medewerkers de planning kunnen bekijken en de voortgang kunnen bijwerken, ook wanneer ze onderweg of op locatie aan het werk zijn.

Het is verstandig om bij het kiezen van software verder te kijken dan de hoeveelheid functionaliteiten. Uiteindelijk wil je vooral dat de software aansluit op de dagelijkse werkzaamheden van je team.

Besteed daarbij extra aandacht aan de verbinding tussen je werkvoorraad en de beschikbare capaciteit. Wanneer je direct kunt zien hoeveel werk er nog openstaat en hoeveel ruimte er in de planning is, wordt het een stuk eenvoudiger om nieuwe opdrachten in te plannen en op tijd bij te sturen.

Werkvoorraad plannen met vPlan

Wil je meer grip krijgen op je werkvoorraad en voorkomen dat opdrachten onnodig blijven liggen? Met vPlan breng je al je openstaande werkzaamheden, de planning en beschikbare capaciteit samen in één overzicht. Zo weet je precies wat er nog moet gebeuren, welke opdrachten prioriteit hebben en wanneer je team tijd heeft om ze uit te voeren.

Van openstaande opdrachten naar een overzichtelijke planning

Met de backlog van vPlan verzamel je eenvoudig alle werkzaamheden die nog ingepland moeten worden. Geef opdrachten een prioriteit, voeg deadlines en andere belangrijke informatie toe en bepaal vervolgens wanneer je ze wilt uitvoeren.

Zodra er ruimte ontstaat, plan je de werkzaamheden vanuit de backlog in op je planbord. Je kunt daarbij kiezen uit verschillende weergaven, zoals de tijdlijn, kalender, Kanban of lijst. Zo werk je op de manier die het beste bij jouw team past.

Plan op basis van beschikbare capaciteit

Eén van de grootste voordelen van vPlan is het inzicht in capaciteit en werkbelasting. Je ziet hoeveel werk er al gepland staat, welke medewerkers of machines beschikbaar zijn en waar nog ruimte is voor nieuwe opdrachten.

Hierdoor kun je werkzaamheden beter verdelen en voorkom je dat je planning voller raakt dan je team aankan. Komt er onverwacht een spoedopdracht binnen? Dan zie je sneller waar ruimte is en kun je de planning eenvoudig aanpassen.

Houd je werkvoorraad en voortgang altijd actueel

Ook nadat werkzaamheden zijn ingepland, houd je met vPlan het overzicht. Medewerkers kunnen de voortgang bijwerken, terwijl jij direct ziet welke opdrachten zijn gestart, afgerond of vertraging oplopen.

Met automatiseringen en koppelingen met andere systemen kun je bovendien veel handmatig werk besparen. Zo blijft je planning actueel en heeft iedereen toegang tot dezelfde informatie.

Ontdek hoe vPlan jouw werkvoorraad overzichtelijk maakt

Of je nu productieorders, serviceopdrachten of projecten plant: met vPlan krijg je meer overzicht over je werkvoorraad en de capaciteit van je team. Je ziet wat er nog moet gebeuren, plant werkzaamheden op het juiste moment en houdt grip op de uitvoering.

Benieuwd wat vPlan voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een persoonlijke demo aan en ontdek hoe je jouw werkvoorraad slimmer kunt plannen. Of ga zelf aan de slag en maak gratis een proefomgeving aan.