Werkbelasting: zo krijg je inzicht en voorkom je overbelasting

Wat is werkbelasting?

Werkbelasting is de hoeveelheid werk die een medewerker, team of andere resource binnen een bepaalde periode moet uitvoeren in verhouding tot de beschikbare capaciteit.

Stel dat een medewerker deze week 32 uur beschikbaar is en voor 28 uur aan werkzaamheden staat ingepland. Dan is er nog vier uur capaciteit beschikbaar. Staat diezelfde medewerker voor 38 uur ingepland, dan is er meer werk gepland dan binnen de beschikbare tijd kan worden uitgevoerd.

Werkbelasting draait daardoor niet alleen om hoeveel werk er ligt, maar vooral om de verhouding tussen: gepland werk en beschikbare capaciteit.

Door die twee met elkaar te vergelijken krijg je antwoord op vragen zoals:

• Heeft iemand nog ruimte voor een nieuwe opdracht?
• Welke medewerkers zijn de komende weken volledig bezet?
• Waar ontstaat overbelasting?
• Kan een nieuw project binnen de gewenste deadline worden uitgevoerd?
• Moeten werkzaamheden anders over het team worden verdeeld?

Werkbelasting is daarmee een belangrijk onderdeel van personeelsplanning, resourceplanning en capaciteitsplanning.

Wat is het verschil tussen werkbelasting en werkdruk?

Werkbelasting en werkdruk worden vaak door elkaar gebruikt, maar betekenen niet precies hetzelfde.

Werkbelasting gaat vooral over de hoeveelheid werk in verhouding tot de beschikbare tijd en capaciteit. Dit kun je voor een groot deel objectief inzichtelijk maken in een planning.

Werkdruk gaat over de manier waarop iemand die belasting ervaart.

Twee medewerkers kunnen bijvoorbeeld allebei voor 36 uur per week ingepland zijn, terwijl de één dat prima aankan en de ander een hoge werkdruk ervaart. Dat kan komen door complexiteit van werkzaamheden, strakke deadlines, onverwachte verstoringen, verantwoordelijkheid of andere omstandigheden.

Een hoge werkbelasting betekent dus niet automatisch dat iemand een te hoge werkdruk ervaart. Andersom kan iemand ook bij een ogenschijnlijk normale hoeveelheid werk veel druk ervaren.

Voor planners en teamleiders is werkbelasting vooral interessant omdat je hier vooraf op kunt sturen. Wanneer zichtbaar wordt dat iemand structureel meer werk krijgt dan waarvoor capaciteit beschikbaar is, kun je ingrijpen voordat problemen groter worden.

Waarom is inzicht in werkbelasting belangrijk?

Zolang een team klein is en iedereen ongeveer weet waar collega's mee bezig zijn, kun je de werkbelasting soms nog op gevoel inschatten.

Maar dat verandert zodra er meerdere medewerkers, projecten, klanten of afdelingen bij een planning betrokken raken.

Een projectleider plant bijvoorbeeld een medewerker voor twintig uur in op project A. Een andere planner zet dezelfde medewerker voor zestien uur in op project B. Ondertussen staan er ook interne werkzaamheden en een vrije dag gepland.

Iedere planning afzonderlijk lijkt haalbaar. Pas wanneer je alles bij elkaar optelt, wordt duidelijk dat de medewerker eigenlijk onvoldoende capaciteit heeft.

Gebrek aan inzicht in werkbelasting kan daardoor leiden tot volle planningen, verschuivende deadlines, ongelijk verdeeld werk en onverwachte capaciteitsproblemen.

Het tegenovergestelde komt ook voor. Misschien neem je geen nieuwe opdracht aan omdat het team volledig bezet lijkt, terwijl er verspreid over verschillende medewerkers nog voldoende capaciteit beschikbaar is.

Goed inzicht helpt je daarom niet alleen overbelasting te voorkomen. Het helpt ook om beschikbare capaciteit beter te benutten.

Hoe meet je werkbelasting?

De eenvoudigste manier om werkbelasting te bepalen, is door de geplande hoeveelheid werk te vergelijken met de beschikbare capaciteit. Een eenvoudig berekening is:

Werkbelasting (%) = geplande uren / beschikbare uren x 100.

Een medewerker heeft bijvoorbeeld 40 uur capaciteit en staat voor 32 uur ingepland:

32 / 40 x 100 = 80% werkbelasting.

Er is in dat geval theoretisch nog acht uur capaciteit beschikbaar. Staat dezelfde medewerker voor 44 uur ingepland?

44 / 40 x 100 = 110% werkbelasting.

Er is dan meer werk gepland dan binnen de beschikbare capaciteit past. In de praktijk is het bepalen van de beschikbare capaciteit alleen iets ingewikkelder dan het invullen van de contracturen.

Contracturen zijn niet hetzelfde als beschikbare capaciteit

Een medewerker met een werkweek van 40 uur heeft niet automatisch 40 uur beschikbaar voor gepland werk.

Denk bijvoorbeeld aan verlof, ziekte, trainingen, interne projecten, vergaderingen en andere werkzaamheden die beslag leggen op de beschikbare tijd.

Wanneer je alleen naar contracturen kijkt, ontstaat daardoor al snel een vertekend beeld.

Een medewerker werkt bijvoorbeeld 40 uur per week, maar heeft één dag verlof en besteedt daarnaast vier uur aan intern overleg. De daadwerkelijke beschikbare capaciteit voor projecten is dan aanzienlijk lager dan 40 uur.

Een realistische werkbelasting begint daarom bij een realistisch beeld van de capaciteit.

Wanneer is de werkbelasting te hoog?

Vanuit een planning is het duidelijkste signaal dat de werkbelasting te hoog wordt wanneer er meer werk wordt gepland dan er capaciteit beschikbaar is.

Een werkbelasting boven 100% betekent in zo'n berekening dat iemand theoretisch niet voldoende beschikbare tijd heeft om al het geplande werk binnen die periode uit te voeren.

Toch betekent dit niet dat iedere medewerker permanent tot precies 100% ingepland moet worden.

Een planning zit namelijk vol met onzekerheden. Een taak duurt langer dan verwacht, een klant belt met een spoedvraag, een machine valt uit of een collega heeft onverwacht hulp nodig.

Wie iedere beschikbare minuut vooraf volplant, houdt weinig ruimte over om zulke veranderingen op te vangen.

Een gezonde werkbelasting is daarom afhankelijk van het soort organisatie, werkzaamheden en de voorspelbaarheid van het proces. Bij sterk voorspelbaar werk kun je de capaciteit anders benutten dan in een omgeving met veel spoedopdrachten en wisselende prioriteiten.

Belangrijker dan één vast percentage is dat je kunt zien waar de grenzen liggen en wanneer je daar structureel overheen gaat.

Signalen van een te hoge werkbelasting

Niet iedere overbelasting wordt direct zichtbaar in de planning. Er zijn verschillende signalen die erop kunnen wijzen dat de verdeling van werk niet meer realistisch is.

Werkzaamheden worden bijvoorbeeld regelmatig doorgeschoven naar de volgende week. Medewerkers maken structureel overuren. Deadlines komen steeds vaker onder druk te staan. Spoedwerk zorgt ervoor dat de rest van de planning voortdurend moet worden aangepast.

Ook een groot verschil tussen medewerkers kan een signaal zijn. Wanneer de ene collega voortdurend volledig staat ingepland terwijl een andere medewerker nog veel ruimte heeft, kan het nodig zijn werkzaamheden anders te verdelen.

Met alleen terugkijken ben je echter altijd te laat. Daarom is het interessanter om toekomstige werkbelasting vooraf inzichtelijk te maken.

Hoe voorkom je overbelasting van je team?

Overbelasting voorkomen begint niet bij harder werken, maar bij realistischer plannen.

Zorg dat de capaciteit klopt

Begin bij de daadwerkelijke beschikbare capaciteit van medewerkers en teams. Houd rekening met roosters, vrije dagen, verlof en andere werkzaamheden.

Een planning kan alleen realistisch zijn wanneer de capaciteit waarop die planning gebaseerd dat ook is.

Kijk verder vooruit

Controleer niet alleen of vandaag of deze week haalbaar is.

Een medewerker kan deze week nog voldoende ruimte hebben en volgende maand al volledig bezet zijn door andere projecten. Door vooruit te kijken, worden toekomstige capaciteitsproblemen eerder zichtbaar.

Dat is vooral belangrijk wanneer projecten weken of maanden vooruit worden gepland.

Plan niet automatisch iedere beschikbare minuut vol

Laat waar nodig ruimte over voor onverwachte werkzaamheden. Hoeveel ruimte verstandig is, verschilt per organisatie. Een productieomgeving met een zeer voorspelbaar proces vraagt om een andere buffer dan een serviceteam dat dagelijks spoedvragen ontvangt.

Verdeel werk op basis van capaciteit

Nieuwe werkzaamheden hoeven niet automatisch naar degene te gaan die ze normaal gesproken uitvoert.

Controleer eerst wie binnen het team daadwerkelijk capaciteit beschikbaar heeft. Zo verdeel je de werkbelasting evenwichtig.

Stuur regelmatig bij

Een planning verandert continu. Klanten wijzigen opdrachten, werkzaamheden duren langer of korter en medewerkers vallen soms onverwachts uit.

Werkbelasting is daarom geen getal dat je één keer berekent. Het moet meebewegen met de actuele planning.

Hoe krijg je inzicht in de werkbelasting van je team?

Je kunt werkbelasting handmatig berekenen in bijvoorbeeld Excel. Voor een klein team met weinig veranderingen kan dat voldoende zijn. Het wordt lastiger wanneer meerdere medewerkers tegelijkertijd aan verschillende projecten werken.

Je moet dan niet alleen bijhouden hoeveel capaciteit iedere medewerker heeft, maar ook hoeveel werk er gepland staat, over welke periode dat werk verdeeld is en wat er gebeurt wanneer de planning verandert.

Bij meerdere teams en projecten ontstaan al snel verschillende versies van dezelfde werkelijkheid.

Een wijziging in project A moet bijvoorbeeld ook worden meegenomen bij de beschikbare capaciteit voor project B. Gebeurt dat niet, dan lijkt een medewerker in de ene planning beschikbaar terwijl die persoon in werkelijkheid al elders is ingepland.

Daarom gebruiken organisaties met complexere planningen steeds vaker werkbelasting software of capaciteitsplanning software waarin planning en capaciteit direct aan elkaar gekoppeld zijn.

Welke software helpt bij het inzichtelijk maken van werkbelasting?

Goede software voor werkbelasting laat meer zien dan alleen een lijst met taken. Je wilt kunnen bepalen hoeveel capaciteit medewerkers en teams beschikbaar hebben en dat direct vergelijken met het werk dat gepland staat. Daarnaast moet de planning veranderen zodra werkzaamheden worden verplaatst, uitgebreid of aan iemand anders worden toegewezen.

Voor organisaties die meerdere projecten tegelijk plannen is vooral een centraal overzicht belangrijk. Zo voorkom je dat verschillende planners afzonderlijk capaciteit reserveren zonder te zien wat collega's al hebben ingepland.

Software voor werkbelasting moet je uiteindelijk helpen antwoord te geven op een simpele vraag:

Hebben we voldoende capaciteit om het geplande werk uit te voeren?

En wanneer het antwoord nee is, wil je direct kunnen zien waar het knelpunt zit en welke mogelijkheden er zijn om bij te sturen.

Werkbelasting inzichtelijk maken met vPlan

Binnen vPlan combineer je de operationele planning met capaciteit. Daardoor hoef je werkbelasting niet los van je planning te berekenen.

De functie Werkbelasting is beschikbaar in de tijdlijn van vPlan en geeft direct inzicht in de verhouding tussen de planning en beschikbare capaciteit.

Tijdens het plannen zie je daardoor niet alleen welk werk wanneer moet gebeuren, maar ook of de mensen of teams die het moeten uitvoeren daar voldoende capaciteit voor hebben.

Bekijk werkbelasting direct naast je planning

Werkbelasting kan rechtstreeks vanuit de tijdlijn worden ingeschakeld. Het capaciteitsoverzicht verschijnt vervolgens bij je planning. Je kunt daarin onder andere de resterende of geplande capaciteit bekijken in uren of percentages.

Je hoeft daardoor niet eerst een rapport of apart Excel-bestand te openen om te controleren hoeveel ruimte er nog is.

Tijdens het plannen zie je direct wat de gevolgen van je keuzes zijn.

Bekijk capaciteit per medewerker, groep of fase

Niet iedere organisatie plant op dezelfde manier. Soms wil je weten hoeveel werk een individuele medewerker heeft. In andere situaties is vooral de totale capaciteit van een team of een bepaalde fase in het proces relevant.

In vPlan kun je de werkbelasting daarom vanuit verschillende dimensies bekijken, waaronder fase, groep en medewerker.

Een projectleider kan bijvoorbeeld controleren welke medewerker nog beschikbaar is, terwijl een productieplanner juist wil weten hoeveel capaciteit een bepaalde productiefase de komende periode heeft.

Zie direct waar overbelasting ontstaat

De capaciteit wordt in vPlan visueel weergegeven. Wanneer er veel capaciteit beschikbaar is, wordt dit licht weergegeven. Naarmate meer capaciteit wordt benut, verandert de weergave. Zodra meer wordt gepland dan de beschikbare capaciteit toelaat, wordt de overbelasting rood zichtbaar.

Je hoeft daardoor niet iedere medewerker handmatig door te rekenen. Een capaciteitsprobleem valt nu direct op in je planning!

Kies tussen geplande en beschikbare uren

Alleen weten dat iemand 'druk' is, zegt niet genoeg. Daarom kun je binnen werkbelasting kijken naar geplande uren of juist naar de beschikbare uren.

Staat een medewerker bijvoorbeeld al voor bijna de volledige capaciteit ingepland, dan zie je hoeveel ruimte er nog resteert voordat je een nieuwe opdracht toewijst.

Dat maakt het makkelijker om een nieuwe klus op het juiste moment en bij de juiste persoon te plannen.

Bekijk de gevolgen van je planning direct

Het grote voordeel van werkbelasting binnen je planning is dat je niet alleen een probleem signaleert, maar ook meteen kunt handelen.

Zie je dat een medewerker overbelast raakt? Dan kun je bijvoorbeeld een taak naar een ander moment verplaatsen, de looptijd aanpassen of extra capaciteit inzetten. Daarna zie je direct wat de wijziging betekent voor de belasting.

Zo verandert werkbelasting van een statische rapportage in een actief hulpmiddel tijdens het plannen.

Een praktisch voorbeeld

Stel dat er een nieuw project binnenkomt waarvoor de komende drie weken 60 uur werk nodig is. Zonder inzicht in werkbelasting zou een planner het project misschien toewijzen aan de medewerkers die dit soort werk normaal uitvoeren. Pas later blijkt dat een deel van het team in die periode al grotendeels is ingepland voor andere projecten. Met een capaciteitsoverzicht kun je dit voor het plannen controleren.

Je ziet bijvoorbeeld dat medewerker A de komende weken vrijwel volledig bezet is, medewerker B in week twee nog ruimte heeft en medewerker C vanaf week drie beschikbaar komt.

In plaats van alle werkzaamheden bij één persoon neer te leggen, kun je het project verdelen of op een ander moment inplannen.

Het resultaat is niet alleen een betere verdeling van de werkbelasting. Ook de projectplanning wordt realistischer.

Van werkbelasting naar een realistische planning

Werkbelasting inzichtelijk maken is uiteindelijk geen doel op zich. Het doel is een planning maken waarvan je vooraf weet dat deze uitvoerbaar is. Daarvoor moet je drie dingen met elkaar verbinden:

1. Wat moet er gebeuren? 
2. Wanneer moet het gebeuren? 
3. Hoeveel capaciteit is daarvoor beschikbaar? 

Wanneer die informatie verspreid staat over losse spreadsheets, agenda's en projectplanningen is het moeilijk om het complete plaatje te zien.

Breng je planning en capaciteit samen, dan worden knelpunten veel eerder zichtbaar. Je ziet welke medewerkers nog ruimte hebben, waar overbelasting dreigt en of toekomstige werkzaamheden binnen de beschikbare capaciteit passen.

Daarmee wordt werkbelasting iets waarop je kunt sturen in plaats van iets wat je pas merkt wanneer de planning al uitloopt.

Met vPlan krijg je planning en werkbelasting in één visueel overzicht. Zo verdeel je werk slimmer, benut je beschikbare capaciteit beter en maak je een planning die ook in de praktijk haalbaar is.

Wil je zelf zien hoe Werkbelasting in vPlan werkt? Probeer vPlan gratis en ontdek hoeveel capaciteit jouw team daadwerkelijk beschikbaar heeft.