Uren schrijven: zo houd je eenvoudig je gewerkte uren bij

Wat is uren schrijven?

Uren schrijven betekent dat medewerkers registreren hoeveel tijd ze aan bepaalde werkzaamheden hebben besteed. Je kunt bijvoorbeeld uren schrijven op een project, order, klant, taak of activiteit.

Stel dat een medewerker acht uur werkt. Daarvan besteedt hij drie uur aan project A, vier aan project B en één uur aan interne werkzaamheden. Door deze uren te registreren, wordt duidelijk waar de beschikbare tijd daadwerkelijk aan is besteed.

Uren schrijven wordt daarom ook wel uren registeren, tijd schrijven, tijd registreren of gewerkte uren bijhouden genoemd.

Waarom is uren schrijven belangrijk?

Een goede urenregistratie vertelt je meer dan alleen hoeveel uur iemand heeft gewerkt. Het geeft inzicht in hoe tijd binnen je organisatie wordt besteed.

Dat is bijvoorbeeld handig om:

• gewerkte uren correct te factureren;
• de voortgang en kosten van projecten te bewaken;
• geplande en daadwerkelijke bestede uren te vergelijken;
• toekomstige werkzaamheden realistischer in te plannen;
• inzicht te krijgen in de beschikbare capaciteit.

Vooral de vergelijking tussen geplande en geschreven uren is interessant. Stond er bijvoorbeeld vijf uur voor een activiteit gepland, maar schrijft een medewerker uiteindelijk zeven uur? Dan weet je dat er een verschil zit tussen de planning en de praktijk.

Door zulke verschillen regelmatig te analyseren, kun je toekomstige werkzaamheden steeds nauwkeuriger plannen.

Hoe kun je uren schrijven?

Er zijn verschillende manieren om gewerkte uren bij te houden. Welke methode het beste werkt, hangt af van je organisatie en het soort werkzaamheden.

Uren schrijven in Excel

Voor kleine teams kan uren schrijven in Excel een eenvoudige oplossing zijn. Medewerkers vullen bijvoorbeeld per dag in aan welk project ze hebben gewerkt en hoeveel uur ze daaraan hebben besteed.

Naarmate een organisatie groeit, kan dit omslachtig worden. Bestanden moeten worden bijgehouden, gegevens gecontroleerd en informatie soms handmatig overgenomen in andere systemen.

Uren registreren met een timer

Met een timer registreer je de tijd terwijl je werkt. Je start de timer wanneer je aan een taak begint en stopt deze zodra je klaar bent. Hierdoor hoef je achteraf niet meer te bedenken hoeveel tijd je precies aan een activiteit hebt besteed.

Uren schrijven met software of een app

Met urenregistratiesoftware kunnen medewerkers hun uren digitaal bijhouden. Dat kan bijvoorbeeld handmatig, met een timer of via een urenregistratie app.

Voor medewerkers die onderweg, op locatie of op de werkvloer werken, kan mobiele urenregistratie handig zijn. Ze kunnen hun uren direct registreren in plaats van aan het einde van de week te moeten reconstrueren wat ze hebben gedaan.

Uren schrijven per project

Voor projectgestuurde organisaties is alleen het totaal aantal gewerkte uren meestal niet voldoende. Je wilt ook weten waar die uren aan zijn besteed.

Door uren per project, order of activiteit te schrijven, krijg je inzicht in hoeveel tijd werkzaamheden werkelijk kosten. Je kunt vervolgens de geplande uren naast de geregistreerde uren leggen.

Stel dat je voor een project 100 uur hebt gepland en medewerkers inmiddels 80 uur hebben geschreven, terwijl het project pas voor de helft klaar is. Dan kun je vroegtijdig onderzoeken waardoor het verschil ontstaat en indien nodig bijsturen.

Projecturen bijhouden helpt daarom niet alleen bij nacalculatie, maar ook tijdens de uitvoering van het werk.

Hoe werkt uren schrijven met vPlan?

Met vPlan combineer je planning en urenregistratie. Medewerkers kunnen tijd registreren op de activiteiten waaraan ze werken, bijvoorbeeld handmatig of met een timer. Ook via de vPlan-app kunnen medewerkers hun uren bijhouden.

Doordat de tijdregistratie gekoppeld is aan de planning, kun je geplande en daadwerkelijk bestede tijd met elkaar vergelijken. Zo zie je niet alleen hoeveel uren er zijn geschreven, maar ook of werkzaamheden meer of minder tijd kosten dan vooraf gedacht.

In het tijdregistratiedashboard krijg je vervolgens inzicht in geregistreerde en geplande tijd en kun je geschreven uren verder analyseren. Zo wordt uren schrijven geen losse administratieve taak, maar onderdeel van je dagelijkse planning.

Wil je urenregistratie en planning met elkaar combineren? Ontdek de mogelijkheden van urenregistratie met vPlan.