3 manieren om je planning te beveiligen (en grip te houden op je data)

1. Beperk wie wat mag zien en doen

Zorg dat alleen de juiste mensen toegang hebben tot de juiste informatie. 
Gebruik een planningtool met duidelijke gebruikersrechten en autorisatie. Zo voorkom je dat medewerkers per ongeluk data aanpassen of gevoelige klantinformatie inzien.

Tip: In vPlan kun je rollen en rechten per gebruiker instellen, zodat iedereen alleen toegang heeft tot wat relevant is. Daarnaast kun je met twee-factor-authenticatie (2FA) de beveiliging van accounts versterken. 2FA is voor alle vPlan-gebruikers beschikbaar en voegt een extra verificatiestap toe tijdens het inloggen, via sms of een authenticator-app.

Wil je nog verder gaan met centraal toegangsbeheer? Dan biedt vPlan in hogere pakketten Single Sign-On (SSO), waarmee je toegang tot accounts organisatiebreed kunt beheren.

Let op bij samenwerken met onderaannemers of leveranciers

We merken dat veel bedrijven intern soepel omgaan met toegang collega’s kunnen vaak allemaal bij de planning. Dat lijkt praktisch, maar zodra je samenwerkt met onderaannemers of externe leveranciers, wordt toegangsbeheer cruciaal.

Vraag jezelf af:

• Wie krijgt toegang tot welke data?
• Hoe lang blijft die toegang actief?
• En wat gebeurt er als iemand uit dienst gaat of een project stopt?

Met de gebruikersrollen in vPlan kun je dit eenvoudig regelen. Geef alleen toegang tot wat nodig is, en trek rechten direct in wanneer iemand niet langer meewerkt.

Extra tip: Denk ook aan de veiligheid van apparaten. 
Wordt er gewerkt op laptops of tablets buiten kantoor? Zorg dat schermen worden vergrendeld bij afwezigheid, automatische logins zijn uitgeschakeld en alleen beveiligde wifi-netwerken worden gebruikt. Een vergeten laptop of open scherm kan net zo’n risico zijn als een zwak wachtwoord.

2. Bescherm data met sterke wachtwoorden en veilige verbindingen

Wachtwoorden als “Welkom123” horen tot het verleden. 
Kies voor software die sterke wachtwoorden afdwingt en werkt met beveiligde (TLS-)verbindingen, zodat dataverkeer niet onderschept kan worden.

Bonus:
Gebruik een wachtwoordmanager zoals 1Password , Dashlane of Apple Sleutelhanger, zodat collega’s sterke wachtwoorden kunnen gebruiken zonder ze te hoeven onthouden.

3. Gebruik schuilnamen of anonimiseer gevoelige gegevens

Werk je met klant- of projectnamen die vertrouwelijk zijn? 
Overweeg om pseudoniemen te gebruiken, zodat gevoelige data niet direct herkenbaar is.

Voorbeeld: 
Noem een klant niet “Brouwerij De Gouden Hop”, maar “Project G1”. 
Zo blijft je planning bruikbaar, maar niet herleidbaar voor buitenstaanders.

Veiligheid begint bij bewustzijn

Techniek doet veel, maar niet alles. Het gedrag van gebruikers is minstens zo belangrijk. 
Een veilige planning begint bij duidelijke regels: wie mag wat zien, hoe wordt toegang beheerd, en wat doe je bij vertrek van een medewerker?

👉 Combineer goed beleid met veilige software, en je voorkomt dataverlies, fouten en reputatieschade.

Klaar om veilig te plannen?

Met vPlan werk je veilig in de cloud met versleutelde data, autorisatie per gebruiker, 2FA voor iedereen en automatische back-ups. 👉 Lees ook onze blogs over AVG-proof software en hoe vPlan jouw data beveiligd.