vPlan succesvol uitrollen op de werkvloer: stappen en hulpmiddelen

De overstap naar vPlan kan een enorme stap vooruit betekenen voor bedrijven die efficiënter willen plannen en samenwerken. Maar hoe zorg je ervoor dat vPlan succesvol wordt geïmplementeerd en geaccepteerd op de werkvloer? In deze blog delen we tips en hulpmiddelen. Hiermee maak je de uitrol naar de werkvloer soepel en effectief.

1. Betrek je team vanaf het begin

Een nieuwe tool zoals vPlan vraagt om betrokkenheid. Door medewerkers vanaf het begin te betrekken, verhoog je de kans op succes. Neem hier de tijd voor, het is van belang dat iedereen voldoende tijd heeft om met de nieuwe werkwijze vertrouwd te raken.

• Communiceer de voordelen: Leg uit hoe vPlan hun werk eenvoudiger maakt, zoals het verminderen van fouten, het verbeteren van overzicht, en het besparen van tijd.

• Vraag om input: Laat je teamleden meedenken over de inrichting van vPlan. Hoe meer hun wensen en behoeften worden meegenomen, hoe sneller ze zich erin zullen vinden.

2. Voorbereiding: stel een helder plan op

Een goed doordacht plan vormt de basis van een soepele uitrol:

• Bepaal je doelen: Hoe wil je de planning op de werkvloer uitrollen? Welke verbeteringen wil je bereiken met vPlan? Bijvoorbeeld minder papieren werk, inzicht in planning, of snellere communicatie.

• Rollen en rechten instellen: Zorg dat rollen en rechten goed zijn afgebakend. Binnen vPlan kennen we vijf verschillende rollen. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat een medewerker alleen de planning kan zien en bepaalde gegevens kan wijzigen en zzp’ers alleen hun eigen taken kunnen bekijken.

• Weergaven optimaliseren: Denk na over de juiste filters, zoals datumbereik, fasen of rollen, zodat medewerkers snel toegang hebben tot relevante data.

3. Zorg voor een stapsgewijze introductie

In plaats van alles in één keer te veranderen, kun je vPlan gefaseerd uitrollen op de werkvloer:

1. Schaduwdraaien: Kies een klein team of project om vPlan te testen. Neem de huidige planning over in vPlan, verzamel feedback en optimaliseer de planning.

1. Gefaseerde implementatie: rol vPlan stap voor stap uit naar andere afdelingen of processen.

1. Volledige adoptie: zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de overgang en toegang heeft tot vPlan.

Tip: Stel een testgroep samen om mogelijke knelpunten te identificeren en op te lossen voordat je vPlan organisatiebreed implementeert. Om nog dieper te verdiepen in alle mogelijkheden van vPlan pleeg dan eens onze video's, blogs en supportartikelen raad. 

4. Maak gebruik van de juiste middelen

vPlan wordt op de werkvloer op uiteenlopende manieren ingezet. Op basis van best practices van onze klanten geven we je enkele praktische toepassingen:

Desktopversie 🖥️

De desktopversie is ideaal voor het beheren en bekijken van planningen op de werkvloer.

• Gedeelde weergaven: door als planner alvast de weergaven in te richten voor de werkvloer scheelt dit veel werk tijdens de uirol. Je kunt deze weergaven zelf inrichten en vervolgens delen met werkvloer.

• Schermweergave: Toon de planning op een monitor, groot scherm of tv gekoppeld aan een computer. Dit zorgt voor een helder overzicht van de dagplanning voor iedereen. Hoe groter het scherm, hoe meer details zichtbaar zijn. Perfect voor gezamenlijk overleg en samenwerking. Met touchscreen tv’s kun je direct scrollen door de planning of updates doorvoeren.

• Filters instellen: Gebruik filters om alleen de relevante informatie te tonen, zoals datumbereik, fases of taken per medewerker.

• Directe updates: Medewerkers kunnen eenvoudig statussen wijzigen, opmerkingen toevoegen en eventueel uren registreren via de desktopversie.

Wist je dat? We ook een app hebben voor de webapplicatie? Zo open je nog éénvoudiger de planning. Lees hier hoe je vPlan download als desktop app. 

Tip: Denk goed na over de plaatsing van schermen en computers, zodat medewerkers efficiënt kunnen werken zonder onnodig te lopen. 

vPlan App 📱

De vPlan app is beschikbaar voor Android en Apple. Medewerkers kunnen de planning bekijken via tablet of telefoon, waar ze ook zijn. Stel vanaf de implementatie van vPlan direct de app goed in met filters. Zo zien gebruikers alleen wat relevant is.

• Realtime planning: Medewerkers zien direct wat ze moeten doen dankzij een overzichtelijk dashboard met openstaande taken. Ook kun je rechtstreeks met elkaar communiceren en elkaar op de hoogte houden van de status.

• Flexibiliteit: Stel het dashboard in met widgets, zodat medewerkers snel toegang hebben tot de informatie die voor hen relevant is. Je kunt ook bepalen welke velden worden getoond binnen een kaartje binnen de instellingen van de kaart voorkeuren.

• Tablet toeganggebruik: iedereen kan een eigen tablet hebben, maar je kan ook met één tablet eenvoudig switchen tussen profielen.

• Uitvoer van taken: Via de app kunnen medewerkers onder andere statussen aanpassen, communiceren, uren registreren en zelfs foto’s toevoegen aan taken.

Automatiseringstip: Werk je met een stopwatch-functie voor het registreren van uren? Stel in dat de stopwatch van de vorige taak automatisch stopt zodra een nieuwe stopwatch wordt gestart. Dit voorkomt fouten en bespaart tijd.

Extra mogelijkheden 📋

Naast standaardfunctiies bieden de partners van vPlan extra tools om je werkvloer nog efficiënter te maken. Voeg bijvoorbeeld formulieren toe voor bijvoorbeeld het inmeten of kwaliteitcontroles uit te voeren. Daarnaast kun je vPlan koppelen aan handscanners en zebraprinters voor nog meer digitalisering op de werkvloer.

5. Meet en optimaliseer

De implementatie stopt niet bij de uitrol. Het is belangrijk om te blijven evalueren:

• Check de voortgang: analyseer regelmatig hoe vPlan wordt gebruikt en of het de gewenste resultaten oplevert.

• Vraag om feedback: organiseer regelmatig momenten om feedback van medewerkers te verzamelen. Vanuit hier kunnen weer optimalisaties plaatsvinden.

• Pas aan waar nodig: optimaliseer de inrichting van vPlan om beter aan te sluiten op de wensen van je team.

6. Vier successen

Vergeet niet om successen te vieren! 🥳 Laat zien hoe vPlan de planning verbetert, tijd bespaart, of fouten voorkomt. Dit motiveert je team om de tool te blijven gebruiken.

Conclusie: de implementatie van vPlan op de werkvloer vraagt om een goede voorbereiding, betrokkenheid van je team en de juiste middelen. Door stapsgewijs te werk te gaan en de voordelen van vPlan duidelijk te communiceren, zorg je voor een succesvolle uitrol en adoptie.