Zo krijgen accountantskantoren grip op de piekdrukte tijdens het aangifteseizoen

Waarom is het aangifteseizoen ieder jaar zo uitdagend?

Voor veel accountantskantoren voelt het aangifteseizoen als een sprint die maanden duurt. Niet alleen omdat er veel werk is, maar vooral omdat veel verschillende werkzaamheden tegelijkertijd samenkomen.

Denk aan:

• Inkomstenbelasting;
• Vennootschapsbelasting;
• Btw-aangiften;
• Jaarrekeningen;
• Reguliere klantvragen;
• Advieswerkzaamheden die ondertussen gewoon doorgaan.

In een ideale wereld leveren klanten hun documenten precies op tijd aan, lopen dossiers volgens verwachting en is iedereen beschikbaar wanneer dat nodig is.

Maar tijdens het aangifteseizoen ziet de praktijk er vaak anders uit. Een klant levert stukken later aan, een dossier blijkt meer tijd te kosten dan verwacht, er komt een spoedvraag tussendoor of een medewerker valt onverwacht uit.

Het probleem is daarom niet dat een planning verandert. Het probleem ontstaat wanneer je planning niet makkelijk met die veranderingen kan meebewegen.

Juist tijdens piekperiodes heb je een planning nodig die flexibel genoeg is om werkzaamheden snel te verschuiven, opnieuw te verdelen en direct inzichtelijk te maken wat een wijziging betekent voor de rest van je planning.

Zo voorkom je dat iedere verandering opnieuw een puzzel wordt en kun je bijsturen voordat deadlines of medewerkers onder druk komen te staan.

De druk ontstaat dus niet alleen door de hoeveelheid werk. Het gebrek aan actueel inzicht in de gevolgen van wijzigingen speelt minstens zo'n grote rol.

De grootste valkuil: plannen op onderbuikgevoel

Bij veel accountantskantoren zit een groot deel van de planning in het hoofd van één planner, teamleider of ervaren medewerker.

Diegene weet bijvoorbeeld:

• Welke klant nog even kan wachten;
• Welke medewerker ervaring heeft met een specifiek dossier;
• Welke deadline als eerste aandacht vraagt;
• Waar eventueel nog ruimte beschikbaar is.

Dat kan goed werken zolang een kantoor klein is en de hoeveelheid werk overzichtelijk blijft. Maar zodra het aantal klanten groeit, teams groter worden of werkzaamheden over meerdere afdelingen worden verdeeld, wordt deze manier van plannen kwetsbaar.

De gevolgen zijn vaak herkenbaar:

• Planners zijn dagelijks werkzaamheden aan het verschuiven;
• Veel afstemming verloopt via Teams, WhatsApp of e-mail;
• Er bestaan meerdere versies van dezelfde planning;
• Medewerkers weten niet altijd wat prioriteit heeft.

Dit heeft niet alleen gevolgen voor de planning zelf, maar ook voor de organisatie.

Deadlines komen onder druk te staan

Wanneer de gevolgen van wijzigingen niet direct zichtbaar zijn, neemt het risico op vertragingen en gemiste deadlines toe.

De kans op fouten wordt groter

Handmatige invoer, losse bestanden en dubbele acties vergroten de kans op menselijke fouten.

Er is meer interne afstemming nodig

Collega's zijn veel tijd kwijt aan zoeken, navragen en controleren of informatie nog actueel is.

De werkdruk loopt verder op

Tijd die verloren gaat aan uitzoekwerk en handmatig plannen, kan niet worden besteed aan inhoudelijk werk of klantadvies.

Klanten merken de gevolgen

Wanneer klanten opnieuw om documenten worden gevraagd die zij al hebben aangeleverd, kan dat twijfel oproepen over hoe goed processen intern zijn georganiseerd.

Daardoor gaat kostbare tijd verloren aan plannen en afstemmen, terwijl die tijd juist nodig is voor klanten.

Waarom inzicht in capaciteit belangrijker is dan een volle planning

Tijdens het aangifteseizoen wordt vaak gekeken naar één centrale vraag:

Wie heeft nog tijd?

Maar beschikbare uren vertellen slechts een deel van het verhaal. Een realistische planning houdt ook rekening met:

• Expertise en ervaring;
• Specialisaties;
• Lopende dossiers;
• Wettelijke deadlines;
• Afhankelijkheden tussen werkzaamheden;
• Verwachte doorlooptijden;
• Ziekte, verlof en andere afwezigheid;
• De complexiteit van een dossier.

Een medewerker kan op papier nog capaciteit hebben, maar niet automatisch de juiste kennis of ervaring voor een specifieke opdracht.

Door capaciteit inzichtelijk te maken, zie je daarom niet alleen wie beschikbaar is. Je ziet ook waar knelpunten ontstaan, welke medewerkers overbelast dreigen te raken en welke deadlines risico lopen.

Zo kun je werkzaamheden eerder herverdelen of prioriteiten aanpassen, voordat een probleem ontstaat.

Capaciteitsplanning helpt accountantskantoren om werkzaamheden evenwichtiger te verdelen, overbelasting te voorkomen en deadlines beter te bewaken. 

Waarom Excel tijdens het aangifteseizoen steeds vaker tekortschiet

Excel is voor veel accountantskantoren jarenlang een vertrouwd hulpmiddel geweest voor de planning.

Voor kleinere kantoren kan dat nog steeds goed werken. Maar zodra de organisatie groeit of de planning complexer wordt, worden de beperkingen duidelijker.

Veel kantoren herkennen situaties zoals:

• Meerdere versies van dezelfde planning;
• Handmatig schuiven met werkzaamheden;
• Geen realtime inzicht in de werkbelasting;
• Afhankelijk van één planner;
• Beperkte mogelijkheden om voortgang te bewaken;
• Terugkerende werkzaamheden die ieder jaar opnieuw worden ingevoerd.

Excel laat vooral zien wat er is gepland.

Het laat minder goed zien wat er gebeurt wanneer een klant later aanlevert, een medewerker uitvalt, een dossier meer tijd kost of prioriteiten veranderen.

Juist tijdens het aangifteseizoen is het belangrijk dat de planning met de dagelijkse praktijk kan meebewegen.

Steeds meer accountantskantoren maken hiervoor gebruik van planningssoftware zoals vPlan. In plaats van losse Excel-bestanden krijgen planners realtime inzicht in capaciteit, werkbelasting en de voortgang van werkzaamheden. Dat maakt het eenvoudiger om tijdig bij te sturen en piekdrukte beter beheersbaar te maken.

Planning is meer dan alleen werkzaamheden verdelen

Een veelgemaakte fout is dat planning wordt gezien als een losse activiteit. In werkelijkheid is planning onderdeel van het totale werkproces. Een aangifteopdracht doorloopt bijvoorbeeld verschillende stappen:

1. De klant levert documenten aan.
2. De opdracht wordt aangemaakt.
3. Werkzaamheden worden ingepland.
4. De aangifte wordt voorbereid.
5. De aangifte wordt gecontroleerd.
6. De aangifte wordt ingediend.
7. De klant ontvangt terugkoppeling.

Deze stappen zijn van elkaar afhankelijk. Wanneer documenten ontbreken, kan een medewerker niet verder. Wanneer de voorbereiding uitloopt, verschuift ook de controle.

Wanneer de controle later plaatsvindt, komt de uiteindelijke deadline mogelijk onder druk te staan.

Als planning losstaat van klant- en projectinformatie, moeten medewerkers gegevens meerdere keren invoeren of handmatig bijhouden. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten.

Een goede planning verbindt daarom de opdracht, de werkzaamheden, de capaciteit en de voortgang met elkaar.

Terugkerende werkzaamheden slim voorbereiden

Een groot deel van de werkzaamheden tijdens het aangifteseizoen keert ieder jaar terug.

Toch bouwen veel kantoren hun planning ieder jaar grotendeels opnieuw op. Dat kost onnodig veel tijd en vergroot de kans dat werkzaamheden te laat of onvolledig worden ingepland.

Door terugkerende werkzaamheden vroegtijdig vast te leggen, ontstaat:

• Minder handmatig planwerk;
• Een betere spreiding van werkzaamheden;
• Meer voorspelbaarheid;
• Meer inzicht in toekomstige capaciteitsproblemen;
• Minder kans dat terugkerende taken worden vergeten.

Zo kan de planner zich richten op afwijkingen en onverwachte situaties, in plaats van ieder jaar dezelfde basisplanning opnieuw op te bouwen.

Plan medewerkers niet volledig vol

Tijdens drukke periodes lijkt het logisch om iedere beschikbare uur in te plannen.

Toch werkt dat in de praktijk vaak averechts.

Er is vrijwel altijd sprake van onverwachte situaties, zoals:

• Spoedverzoeken;
• Klanten die documenten later aanleveren;
• Ziekte of verlof;
• Extra adviesvragen;
• Dossiers die meer tijd vragen dan verwacht;
• Wijzigingen in prioriteiten.

Wanneer medewerkers al volledig zijn ingepland, is er geen ruimte meer om deze veranderingen op te vangen.

Een goede planning houdt daarom bewust ruimte over.

Niet omdat medewerkers niets te doen hebben, maar omdat flexibiliteit noodzakelijk is om deadlines te bewaken en kwaliteit te blijven leveren.

Hoe bereid je je voor op het aangifteseizoen?

Een goede voorbereiding begint ruim voor de eerste piek.

1. Breng alle terugkerende werkzaamheden in kaart

Inventariseer welke aangiften, jaarrekeningen en andere werkzaamheden ieder jaar terugkomen.

2. Maak capaciteit vooraf inzichtelijk

Bekijk hoeveel capaciteit per team en medewerker beschikbaar is en houd rekening met verlof, opleiding en andere werkzaamheden.

3. Plan complexe dossiers vroeg

Dossiers met veel afhankelijkheden of specifieke expertise verdienen vroegtijdig aandacht.

4. Leg prioriteiten vast

Maak duidelijk welke deadlines vaststaan, welke werkzaamheden kunnen schuiven en welke klanten extra aandacht vragen.

5. Houd ruimte over voor onverwacht werk

Plan niet alle beschikbare capaciteit volledig in. Reserveer ruimte voor vertragingen en spoedverzoeken.

6. Bewaak de voortgang regelmatig

Controleer niet alleen of werkzaamheden zijn ingepland, maar ook of zij daadwerkelijk volgens planning verlopen.

7. Stuur tijdig bij

Wacht niet tot een deadline bijna wordt gemist. Gebruik actuele informatie om werkzaamheden eerder te verschuiven of anders te verdelen.

Hoe houd je grip tijdens het aangifteseizoen?

Om grip te houden op de planning tijdens het aangifteseizoen is het belangrijk om:

• inzicht te hebben in de totale werkvoorraad;
• beschikbare capaciteit vooruit te bekijken;
• werkzaamheden op basis van prioriteit en expertise te verdelen;
• terugkerende werkzaamheden vroegtijdig in te plannen;
• medewerkers niet volledig vol te plannen;
• voortgang en werkdruk regelmatig te controleren;
• snel te kunnen bijsturen wanneer de situatie verandert.

Conclusie

Het aangifteseizoen zal altijd een drukke periode blijven.

Maar druk hoeft niet automatisch te betekenen dat planners dagelijks brandjes blussen of medewerkers structureel overbelast raken.

Door inzicht te krijgen in capaciteit, planning onderdeel te maken van het totale werkproces en terugkerende werkzaamheden slim te organiseren, ontstaat meer rust binnen het accountantskantoor.

Niet alleen tijdens het aangifteseizoen, maar gedurende het hele jaar.

Een goede planning draait uiteindelijk niet om het zo vol mogelijk plannen van medewerkers. Het draait om het maken van de juiste keuzes op het juiste moment.

Wil je weten hoe je dit praktisch organiseert met planningssoftware? Lees dan ook onze blog over hoe accountantskantoren met vPlan meer grip krijgen op capaciteit, voortgang en terugkerende werkzaamheden.